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  1. 2009.09.05 유엔일기12. "유엔업무는 이메일업무"

1. 도저히 참을 수 없는 지경이었다.
메일 Inbox에 3천 여개의 메일이 분류가 되지 않고, 그 중 1600개는 읽지 않은 메일이었다.

어떤 이메일을 찾으려 해도 여간 불편한 게 아니다.  매일 아침이면 유엔본부에서 날라온 20여 통이 이메일이 있지만, 시간상 다 확인하지 못하고 차일피일 미루다보면.. 결코 읽지 않는 부담스런 이메일로 남아버린다.

이메일 분류시스템을 고안했다. Inbox는 리셉션 데스크라고 생각하고, 일단 이메일이 도착하면 새로운 폴더를 만들어 해당 이메일을 각각의 폴더로 보내기로 했다.

'전자정부' 'emGKR' '대외협력 및 홍보' '기본 문서' 'UNDESA' 'UNDPI' '개인 이메일' '행정 및 사무' '유엔뉴스' 등의 12개 폴더를 만들고, 그동안 쌓여있던 스팸메일은 삭제했다.

이제 어떤 정보가 포함된 이메일을 찾을 때 더이상 Inbox의 뒤섞인 이메일 더미를 찾는 불편을 겪지 않아도 된다. 해당 폴더로 들어가서 그곳에서 찾으면 휠씬 수월할 듯 하다. Inbox는 Mailbox이기 때문에, 우체통에 편지가 오면 그게 일단 광고지든 고지서든 뽑아 드는 것처럼, 내 이메일의 Inbox도 매일매일 깨끗하게 빌 것이다.

목표를 정하고, 그것을 달성하게끔 하는 '게임'은 효과적이다. 내겐 더이상 복잡한 이메일 정리가 아니라 Inbox 카운트를 제로로 만드는 게임으로 이제 인식하기 때문이다. 


2. 유엔업무는 이메일 업무가 과반이라 해도 큰 과장은 아니다. 이메일을 주고받기 전에 물론 문서작업을 해서 만들어야 할 Background paper, Adie Memoire(사업기본문서), Agenda(사업계획), Activity brief(출장준비문서), terms of reference(사업조건문서) 등이 있다. 어떤 사업을 하든 유엔은 문서작업이 가장 기본이다. 예를 들어 6주 전에 코트디부아르에 가서 전자정부 워크숍을 진행했는데, 가기 전에 만들어야 하는 문서가 '왜 코트디부아르에 전자정부 워크숍이 필요한가?'라는 설명이다. 그러기 위해서는 현지의 역사와 필요한 지원상황 등을 명확히 이해해야 한다.

아무튼 유엔업무는 명확하고 깔끔한 이메일 처리가 중요하다. 직위가 높아질 수록 하루에 처리해야 할 '이메일 업무'가 100개가 넘는다고 하니..  이메일 주고받는 것으로 수많은 시간이 소비된다. 나도 오전에 와서 이메일 업무를 보는데에 많은 시간이 소요된다.

유엔이나 국제기구에서 일하길 원한다면 업무용 이메일 작성 훈련이나, 기획서 작성 연습이 필요하다. 깔끔하고, 명확하며, 상대방이 어떤 특정한 반응을 보이길 원하는지가 나타나야 한다.

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Posted by 소셜앙터프러너 단호비전 Trackback 0 : Comment 0

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